Assistant(e) au Programme Gouvernance et Etat de Droit
Assistant(e) au Programme Gouvernance et Etat de Droit

Job description

Organization:UNDP - United Nations Development Programme
Category:Program Management
Grade: I05
Duration: 1 Year with possibility for extension
Deadline: 25/01/201

Background

Sous la supervision directe du Chef de l’Unité Gouvernance et Etat de Droit, l’Assistant(e) au Programme assure la gestion des services opérationnels dans le cadre de l’Unité. Il/elle appuie l’élaboration, la planification et la gestion du Programme de Pays par la gestion des données qui facilitent la mise en œuvre du programme. Il/elle s’emploie à promouvoir l’approche orientée vers les clients de façon soutenue, en conformité avec les règles et procédures du PNUD.

Il(elle) travaille en étroite collaboration avec les opérations, le programme et le personnel de projets ainsi que le personnel du siège tel que requis pour résoudre des questions liées à la gestion du programme et pour échanger des informations.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

Appui a la mise en œuvre du Plan d’Action du Programme de Pays ;

Appui à la gestion du programme du bureau;

Appui administratif à l’Unité de Programme;

Appui a la création de partenariats stratégiques et a la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de ressources;

Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances pour le renforcement des capacités.

Appui a la formulation des stratégies du programme et a la gestion et la mise en œuvre du Plan d’Action du Programme de pays, contribue a l`adaptation des processus :

Collecte et mise en forme d’informations pour la préparation du bilan commun de pays (CCA), cadre d’assistance au développement des Nations Unies, (UNDAF), Document de

Programme Pays (CPD), plan d’action du programme de pays (CPAP).

Application effective d’outils et d’instruments de gestion axée sur les résultats (RBM) et suivi des cibles de gestion (AWP) et Rapport annuel sur les résultats, (ROAR).

Appui dans l’élaboration de mécanismes de tracking pour l’utilisation des outils RBM ainsi que la mise à jour de la base de données RBM.

Appui dans la gestion du portefeuille de l’Unité Gouvernance et Etat de Droit :

Collecte d’informations détaillées pour la formulation de documents de projets, des plans de travail, des budgets, des propositions des arrangements de mise en œuvre ;

Analyse de la situation des projets, identification des problèmes opérationnels et financiers ; proposition de solutions ;
Initiation et saisie des projets dans ATLAS en s’assurant que les frais de gestion des projets (GMS) sont correctement pris en compte, préparation des révisions budgétaires requises et toute action requise dans Atlas, relevant de son profil ;

Gestion de l’inventaire de l’équipement acheté sur les fonds des projets n’ayant pas d’unité de gestion propre et conduite des actions requises pour leur disposition finale ;

Orientation des agences de mise en œuvre sur des sujets de routine dans la mise en œuvre des projets, assure le suivi de l’utilisation des ressources mises à disposition ;

Participation dans les évaluations des partenaires de mise en œuvre ;

Préparation et suivi des audits des projets sous modalité «mise en œuvre nationale » (National Implementation, NIM) et mise en œuvre des recommandations de l’audit ;

Préparation et analyse des rapports financiers dans le cadre des projets NIM, des Lettres d’Accord (Letter of Agreement : LOA), des accords de subvention ou de tout autre accord impliquant la mise à disposition des fonds à une tierce entité;

Participation à la préparation des demandes d’autorisation et des rapports des projets sous modalité « mise en œuvre directe » (Direct Implementation, DIM) ;
Initiation des écritures de correction : régularisation dans le journal comptable (General

Ledger Journal Entry, GLJE); écriture de correction d’un paiement (Account Payable Journal Voucher, APJV), etc.;

Préparation des rapports consolidés des dépenses (Combined Delivery Report, CDR) pour leur certification trimestrielle et annuelle.

Appui administratif à l’Unité de Programme :

Préparation des demandes de paiement et contrôle approprié des pièces justificatives ;

Préparation du processus de micro-achat et soumission à l’approbation ;
Initiation des réquisitions ainsi que des paiements pour des transactions de 2500 $ et plus;

Suivi constant des processus de la demande d`achat (réquisition), bon de commande (PO) et réception des biens et services (receipts) afin de respecter les délais de paiements copiés sur base des receipts et toutes les exigences de « Atlas Business Intelligence and reporting »;

Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les bordereaux initiés sont en conformité avec les transactions effectuées, qu’ils sont correctement saisis et postés dans ATLAS ;

Correction des bordereaux non postés, y compris ceux avec les budgets non conformes ou accusant des erreurs, des vouchers non approuvés ;

Mise à jour, de manière régulière, du système d’archivage des dossiers de l’unité, ainsi que l’inventaire de l’équipement achetés sur les fonds des projets n’ayant pas d’unité de gestion propre;

Introduction des demandes de prolongation des contrats avant l’expiration des contrats en cours ;

Gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor
Coordination des inventaires des projets de portefeuille de l`unité et transmission des informations à la fin de chaque trimestre

Gestion du courrier entrant et sortant de l’unité, ainsi qu’un archivage cohérent des documents.

Appui dans la création de partenariats stratégiques et dans la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de ressources :

Mise à jour, de manière régulière, de la liste des partenaires de l’Unité avec leurs adresses et contacts.

Participation dans l’analyse des informations sur les donateurs, préparation du profil et base de données sur les donateurs/bailleurs de fonds, établissement des contrats avec la contrepartie ;

Gestion des contributions dans ATLAS

Suivi des contributions et participation dans la préparation des rapports aux donateurs.

Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances pour le renforcement des capacités dans le bureau :

Organisation des sessions de formation sur le programme, pour le personnel des opérations/projets.

Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme.
Participation aux réseaux de connaissance et communautés des pratiques.

Education

Diplôme des études secondaires de préférence dans les domaines de comptabilité et/ou des finances.

Une formation universitaire en Administration, Sciences Economiques Comptabilité et/ou Finance ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage.

Work Experiance

5 ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion des programmes sont requis, soit au niveau national ou international.

Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion.

La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage.

Competency:

Compétences fonctionnelles :

Plaidoyer et proposition d`un agenda axe sur les politiques

Niveau 1.1: Appui dans la préparation des informations pour le plaidoyer

Identifie les informations pertinentes pour le plaidoyer en faveur des objectifs globaux du PNUD

Développement et Gestion de programme basé sur les résultats

Niveau 1.1: Contribution aux résultats par la fourniture les informations

Fournit des informations et de la documentation sur les étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes

Fournit les données de base pour identifier des opportunités pour le développement de projet et contribue dans la préparation des propositions de financement
Création de partenariats stratégiques et mobilisation de ressources

Niveau 1.1: Maintenance des informations et des bases de données

Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour l'appui aux initiatives de construction de partenariats

Maintient les informations et bases de données sur les partenaires actifs et potentiels ;
Maintient une base de données des projets ;

Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat ;

Effectue le tracking et prépare les rapports sur les ressources mobilisées
Innovation et marketing des nouvelles approches

Niveau 1.1 : Mise en œuvre des processus et application des produits

Se documente et assure le tracking des stratégies innovatrices, des meilleures pratiques et des nouvelles approches

Adopte une attitude positive aux nouvelles approches

Promotion de l`apprentissage organisationnels et du partage de connaissances
Niveau 1.1: Recherche et analyse de base

Recherche les meilleures pratique et introduit les nouvelles et meilleures approches de performer dans le travail ;

Compétences professionnelles/Expertise technique

Niveau 1.1: Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

Démontre de la capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste

Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l'organisation liées au poste et les applique de manière consistante dans le travail
Identifie les nouvelles approches et les meilleures pratiques puis les intègre au travail

S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage

Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien

Leadership global et plaidoyer pour les objectifs du PNUD

Niveau 1.1 Recherche et analyse

Identifie les informations pertinentes en vue du plaidoyer sur les objectifs du PNUD pour un public varie

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

Répond aux sollicitations des clients internes et externes a temps et de manière correcte
Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes ;

Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais ;

Répond rapidement et de façon appropriée aux besoins des clients tant internes qu’externes.

Competences générales

Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;

Démontre des connaissances générales adéquates et un bon jugement;

L’auto développement, la prise d’initiative;

Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;

Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement;

Création d`énergies a travers le contrôle de soi;
Gère les conflits;

Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. Promouvoir la gestion et le partage de l`apprentissage et des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel;

Prises de décision transparentes sur la base d`informations fiables.

Language

Connaissance parfaite du Kirundi et du Français;
La connaissance de l’anglais serait un avantage.


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